Sage Personal
+49 24 31-95 777 71
ERP/Allgemein
+49 24 31-95 777 72
Netzwerk
+49 24 31-95 777 73
Support
support@ipt-solution.de
Als zertifiziertes docuvita Kompetenzcenter verfügt ipt solution über umfassende Expertise rund um die Einführung, Integration, Anpassung und Weiterentwicklung von docuvita. Damit begleiten wir Sie weit über die reine Bereitstellung der DMS Software hinaus.
docuvita ist ein Dokumenten Management System für kleine und mittelständische Unternehmen. Die docuvita Software führt Dokumente und Informationen aus unterschiedlichen Quellen an einer zentralen Stelle zusammen und schafft damit eine strukturierte Grundlage für die digitale Dokumentenverwaltung.
Statt Informationen über Papierordner, Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer und unterschiedliche Anwendungen zu verteilen, können Dokumente zentral abgelegt, strukturiert verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Gleichzeitig lässt sich nachvollziehen, wie Dokumente bearbeitet wurden und welche berechtigten Mitarbeitenden darauf zugreifen dürfen.
Dabei geht docuvita über ein klassisches digitales Archiv hinaus. Über docuvita Workflows lassen sich dokumentenbezogene Geschäftsprozesse wie Rechnungsfreigaben, Genehmigungen oder Wiedervorlagen digital unterstützen und automatisieren. Schnittstellen ermöglichen zudem die Verbindung mit bestehenden ERP-, Warenwirtschafts- und CRM-Systemen.
Der modulare und skalierbare Aufbau von docuvita kann zunächst für einzelne Anwendungsbereiche eingesetzt und später zu einer umfassenderen Informations- und Prozessplattform erweitert werden.
Die Software kann sowohl als Cloud-Lösung als auch innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur eingesetzt werden. Dadurch lässt sich docuvita an unterschiedliche technische und organisatorische Anforderungen anpassen.
Ein Dokumentenmanagementsystem muss Informationen nicht nur speichern. Entscheidend ist, dass Dokumente schnell verfügbar sind und sinnvoll in die täglichen Arbeitsprozesse eingebunden werden. docuvita stellt dafür verschiedene Funktionen und Komponenten bereit.
Dokumente und Informationen aus unterschiedlichen Quellen werden strukturiert an einer zentralen Stelle zusammengeführt. Individuelle Ablagestrukturen und Berechtigungen sorgen dafür, dass Mitarbeitende auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können.
Kunden-, Lieferanten-, Projekt-, Personal- oder andere Unternehmensakten können digital aufgebaut werden. Dokumente und Informationen lassen sich dadurch im jeweiligen Geschäftskontext zusammenführen.
Über Volltext-, Eigenschafts- und Detailsuchen können Dokumente anhand ihres Inhalts oder hinterlegter Informationen gefunden werden. Mithilfe von Texterkennung lassen sich auch eingescannte Dokumente in die Suche einbeziehen.
Wiederkehrende Arbeitsabläufe können digital abgebildet werden. Dazu gehören beispielsweise Rechnungsfreigaben, Genehmigungen, Kontrollen, Wiedervorlagen oder Kenntnisnahmen.
Dokumente und Belege aus anderen Unternehmenssystemen können automatisiert an docuvita übergeben, zugeordnet und archiviert werden.
Geschäftliche E-Mails und ihre Anhänge können strukturiert archiviert und beispielsweise digitalen Kundenakten zugeordnet werden.
docuvita lässt sich mit bestehenden ERP-, Warenwirtschafts- und CRM-Systemen verbinden. Über Schnittstellen und die API können Dokumente und Informationen auch aus anderen Anwendungen heraus genutzt werden.
Unternehmen können docuvita je nach Anforderung als Cloud-Lösung oder innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur einsetzen
docuvita verbindet klassische Dokumentenverwaltung mit Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung und Integration. Das System kann schrittweise mit den Anforderungen eines Unternehmens wachsen.
Dokumente und Informationen werden strukturiert zusammengeführt und stehen berechtigten Mitarbeitenden zentral zur Verfügung.
Volltextsuche, Metadaten und OCR-Unterstützung erleichtern das gezielte Auffinden von Informationen – auch in umfangreichen Dokumentenbeständen.
Über Workflows können dokumentenbezogene Arbeitsabläufe strukturiert und automatisiert werden.
Schnittstellen und eine offene API ermöglichen die Verbindung mit bestehenden Unternehmensanwendungen.
Unternehmen können mit einzelnen Einsatzbereichen beginnen und das Dokumentenmanagement später um weitere Prozesse und Anwendungen erweitern.
docuvita kann sowohl in der Cloud als auch innerhalb der eigenen Infrastruktur betrieben werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem entfaltet seinen Nutzen erst dann vollständig, wenn es sinnvoll auf die Prozesse und die bestehende Systemlandschaft eines Unternehmens abgestimmt ist.
ipt solution verfügt über langjährige Erfahrung mit docuvita und übernimmt Beratung, Konfiguration, Integration und langfristige Betreuung der Lösung. Unsere Expertise geht dabei deutlich über die klassische Rolle eines Software- oder Vertriebspartners hinaus.
ipt solution ist offiziell als docuvita Kompetenzcenter zertifiziert und wird als docuvita Kompetenzcenter West geführt. Dieser Status unterstreicht unsere umfassende technische und konzeptionelle Expertise rund um das Dokumentenmanagementsystem.
Als Kompetenzcenter beschäftigen wir uns intensiv mit komplexeren Integrations- und Individualisierungsanforderungen. Wenn der Standard für einen konkreten Geschäftsprozess nicht ausreicht, entwickeln wir passende Lösungen und Erweiterungen.
Damit erhalten Sie bei ipt solution nicht nur eine DMS Software, sondern einen Partner, der die Technologie im Detail kennt und daraus eine auf Ihre Prozesse abgestimmte Dokumentenmanagementlösung entwickeln kann.
Eine besondere Stärke von ipt solution liegt in der Verbindung von Dokumentenmanagement und ERP. Mit docuvitaConnect haben wir eine eigene Lösung entwickelt, die docuvita eng mit Myfactory verbindet.
Dadurch können Dokumente nicht nur in docuvita archiviert, sondern unmittelbar in die Geschäftsprozesse innerhalb von Myfactory eingebunden werden. Informationen aus beiden Systemen stehen dort zur Verfügung, wo Mitarbeitende sie im jeweiligen Prozess benötigen.
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist ein Beispiel dafür. Dokumente können zunächst einen Prüf- und Freigabeworkflow in docuvita durchlaufen. Nach der Freigabe können sie anschließend über docuvitaConnect für die weitere Verarbeitung in Myfactory bereitgestellt werden.
Dokument und zugehöriger Geschäftsvorgang werden damit systemübergreifend miteinander verbunden. Die Integration kann darüber hinaus genutzt werden, um unterschiedliche Informationen und Aktenstrukturen zwischen beiden Systemen zu verknüpfen.
So entsteht aus ERP und Dokumentenmanagement eine gemeinsame digitale Prozesslandschaft. docuvitaConnect zeigt gleichzeitig, welchen Anspruch wir an Softwareintegration haben: Wenn zwei Systeme im Unternehmen zusammenarbeiten sollen, reicht es nicht immer aus, Daten lediglich auszutauschen. Entscheidend ist, dass die Verbindung den tatsächlichen Geschäftsprozess unterstützt.
docuvita ist ein Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-System für kleine und mittelständische Unternehmen. Mit der Software können Dokumente und Informationen zentral verwaltet, gesucht, archiviert und in digitale Geschäftsprozesse eingebunden werden.
docuvita richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Dokumentenablage digitalisieren und Informationen zentral verfügbar machen möchten.
Die Lösung kann durch den skalierbaren Aufbau sowohl für einzelne Einsatzbereiche als auch für umfangreichere Dokumenten- und Informationsprozesse eingesetzt werden.
Zu den zentralen Möglichkeiten gehören die Verwaltung digitaler Dokumente und Akten, Volltext- und Metadatensuche, OCR, digitale Workflows, automatische Archivierung, E-Mail-Archivierung sowie die Integration mit bestehenden Unternehmenssystemen.
Ja. Über den docuvita WorkflowServer können individuelle Arbeitsabläufe abgebildet werden. Dazu gehören beispielsweise Rechnungsfreigaben, Genehmigungen, Kontrollen und Wiedervorlagen.
Aktionen innerhalb eines Workflows können protokolliert und nachvollzogen werden.
Ja. docuvita bietet verschiedene Möglichkeiten zur Integration mit ERP-, Warenwirtschafts- und CRM-Systemen.
Über Schnittstellen und die API können Informationen zwischen den Anwendungen ausgetauscht und Dokumente in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden. Mit docuvitaConnect bietet ipt solution zusätzlich eine eigene Integration von docuvita und Myfactory.
docuvitaConnect ist eine von ipt solution entwickelte Integration zwischen docuvita und Myfactory. Die Lösung verbindet Dokumentenmanagement und ERP und ermöglicht es, dokumentenbezogene Abläufe enger in die Myfactory-Prozesse zu integrieren.
Ja. docuvita kann als Cloud-Lösung eingesetzt werden. Alternativ ist auch ein Betrieb innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur möglich.
ipt Solution wird offiziell als docuvita Kompetenzcenter geführt. Damit verfügen wir über besonders umfassende Expertise rund um die Software und unterstützen Unternehmen auch bei anspruchsvollen Integrations-, Anpassungs- und Weiterentwicklungsprojekten.
Ja. Wir unterstützen nicht nur bei Neueinführungen, sondern auch bei bereits bestehenden docuvita-Umgebungen.
Dazu können beispielsweise die Optimierung bestehender Strukturen, neue Workflows, zusätzliche Integrationen oder die Anbindung weiterer Unternehmenssysteme gehören.
ipt solution verbindet DMS- und Prozesskompetenz mit umfangreichem technischem Know-how rund um docuvita.
Als zertifiziertes docuvita Kompetenzcenter können wir die Software nicht nur einführen und betreuen, sondern auch individuelle Integrationen und Erweiterungen entwickeln.
Ob Sie erstmals ein professionelles Dokumentenmanagement einführen, Ihre bestehende DMS-Lösung ablösen oder docuvita bereits einsetzen und weiterentwickeln möchten: Gemeinsam betrachten wir Ihre Dokumentenprozesse und entwickeln eine Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Als docuvita Kompetenzcenter begleiten wir Sie von der Beratung und Konfiguration über individuelle Workflows und Schnittstellen bis zur langfristigen Betreuung.
Nutzen Sie docuvita nicht einfach als digitales Archiv. Machen Sie das Dokumentenmanagement zu einem integrierten Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse.
