Rechnungen und Gutschriften direkt aus myfactory versenden
Mit dem ipt.Rechnungsversand erweitern Sie Ihr myfactory Cloud ERP um eine leistungsstarke und zentrale Lösung für den Versand von Rechnungen und Gutschriften. Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, Belege sowohl einzeln als auch gesammelt zu verarbeiten und flexibel per PDF per E-Mail oder über die Druckausgabe für den postalischen Versand bereitzustellen. Dabei passt sich der Rechnungsversand nahtlos an die internen Abläufe Ihres Unternehmens an – ob manuell über einen zentralen Dialog oder vollautomatisiert und zeitgesteuert per Timer. So unterstützt das Modul sowohl die gezielte Bearbeitung einzelner Belege als auch die effiziente Abwicklung regelmäßig wiederkehrender Versandprozesse ohne manuellen Eingriff.
Kernfunktionen des myfactory Rechnungsversands
Rechnungen und Gutschriften zentral verwalten und versenden
Das Modul bietet eine zentraleÜbersicht aller offenen Rechnungen und Gutschriften, die noch nicht versendet wurden. Sie können die Belege nach Belegstatus, Versandart und Batch filtern und anschließend einzeln oder in Sammelverarbeitung versenden. Der Versand erfolgt entweder als PDF per E-Mail oder über den Druckserver für den postalischen Versand, wodurch unterschiedliche Versandwege flexibel abgebildet werden.
E-Mail-Empfänger automatisch ermitteln
Beim Versand per E-Mail ermittelt das System automatisch den passenden Empfänger anhand der in myfactory hinterlegten Daten. Dabei werden Informationen aus Ansprechpartnern, Rechnungsadressen oder dem Kundenstamm berücksichtigt. Zusätzlich können BCC- und CC-Empfänger individuell pro Kunde oder Auftrag definiert werden, um verschiedene Kommunikationswege innerhalb Ihres Unternehmens abzubilden.
Rechnungsversand in myfactory dokumentieren
Nach dem Versand wird automatisch ein Kontakt- oder Aktivitätseintrag in myfactory angelegt und mit dem jeweiligen Verkaufsbeleg verknüpft. Dabei können relevante Versandinformationen hinterlegt werden. Falls kein eigener Betreff definiert ist, übernimmt das System automatisch den Betreff aus der verwendeten E-Mail-Vorlage. So bleibt der Versandprozess jederzeit transparent und nachvollziehbar.
Belege vor dem Versand an die Buchhaltung übergeben
Optional können Rechnungen und Gutschriften vor dem Versand an die Buchhaltung übergeben werden. Diese Funktion lässt sich im manuellen Versanddialog aktivieren und integriert die Buchungsübergabe direkt in den Versandprozess, was eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Versand und Buchhaltung sicherstellt.
Versandvorgänge mit Ergebnisprotokoll kontrollieren
Nach dem manuellen Versand steht ein Ergebnisprotokoll zur Verfügung, das für jeden Beleg dokumentiert, ob der Versand erfolgreich war oder Fehler aufgetreten sind. Dies erleichtert die Kontrolle und Nachverfolgung von Versandvorgängen erheblich.
Rechnungen automatisch per Timer versenden
Der automatisierte Versand ermöglicht es, alle offenen Rechnungen zeitgesteuert per Timer zu versenden. Die Zeitpläne sind flexibel konfigurierbar, etwa minütlich, stündlich oder in Intervallen von 5, 15 oder 30 Minuten. So können wiederkehrende Versandprozesse ohne manuellen Aufwand ablaufen.
Buchungsübergabe in den automatischen Versand integrieren
Auch im automatischen Versand kann die Buchungsübergabe vor dem Versand aktiviert werden. Bei einem Fehler in der Buchungsübergabe wird der Versandprozess abgebrochen und eine Aufgabe zur weiteren Bearbeitung erstellt. So wird sichergestellt, dass keine fehlerhaften Belege versendet werden.
Automatischen Rechnungsversand individuell konfigurieren
Für den automatischen Versand stehen vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung. Dazu gehören Einstellungen für das Druckformular, die E-Mail-Vorlage, BCC-Empfänger sowie die automatische Kontaktanlage mit definierten Kontaktarten, Themen und Betreffs. Damit lässt sich der Versandprozess optimal an Ihre Unternehmensprozesse anpassen.
Effiziente Organisation des Rechnungsversands mit myfactory
Der myfactoryRechnungsversand ermöglicht Ihnen, den Versand von Rechnungen und Gutschriften zentral und effizient innerhalb des myfactory Cloud ERP zu organisieren. Die Kombination aus manuellem Einzel- und Sammelversand sowie zeitgesteuerter Automatisierung bildet unterschiedliche Anforderungen im Rechnungsprozess flexibel ab. Funktionen wie automatische Empfängerermittlung, optionale Buchungsübergabe, Versandprotokollierung und die Dokumentation über Kontakte sorgen für Transparenz und reduzieren manuelle Arbeitsschritte deutlich.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und lassen Sie sich individuell beraten, wie Sie mit dem myfactory Rechnungsversand Ihre Versandprozesse zentralisieren und automatisieren können.
