Myfactory Tipps & Tricks: Versteckte Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern
Auch Anwender, die Myfactory schon lange nutzen, kennen möglicherweise nicht alle Funktionen, die den Workflow optimieren können. Heute stellen wir Ihnen vier nützliche Möglichkeiten zur Personalisierung und Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe vor.
1. Kontextmenüs (!-Button), Register und Methoden personalisieren
Wussten Sie, dass Sie die Myfactory-Oberfläche an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können? In den Stammdatendialogen (z. B. Artikel, Adressen usw.) gibt es oben rechts über der Datenliste einen unscheinbaren Button mit drei Punkten. Dort lassen sich individuell weitere Menüpunkte in den !-Button, "Daten" oder "Info" einbauen. Auch die Registerkarten im unteren Bereich können hier angepasst werden. Natürlich können nicht benötigte Punkte auch entfernt werden.
2. Mehrere Empfänger für den Belegversand hinterlegen
Manche Kunden oder Lieferanten wünschen, dass Belege an mehrere Empfänger versendet werden.
Dazu kann auf dem Register Ansprechpartner pro Belegart ein Empfänger hinterlegt werden.
Soll ein Beleg an zwei oder mehr E-Mail-Adressen gesendet werden, gibt es einen einfachen Trick:
Legen Sie einen Ansprechpartner mit dem Namen "Rechnungsempfänger" an und hinterlegen Sie dort mehrere E-Mail-Adressen, getrennt durch ein Semikolon.
Beispiel:
buchhaltung@kunde.de;chef@kunde.de
So wird sichergestellt, dass der Beleg automatisch an beide Empfänger versendet wird.
3. Datenlisten individuell anpassen
Diese Funktion ist vielen bekannt, aber immer wieder erwähnenswert: Fast alle Datenlisten (oder Listeviews im Technikersprech) können individuell angepasst werden.
Dies ist entweder oben rechts über das sogenannte Hamburgermenü oder unten links über ein kleines Zahnrad möglich.
Übrigens ein kleiner Fun-Fact am Rande: Das Hamburgermenü wurde nicht in Hamburg erfunden – es sieht nur aus wie ein Burger mit Brötchen, Patty und Brötchen. Der Hamburger selbst kommt dann aber doch wieder aus Hamburg.
4. Hilfe zur Selbsthilfe
Wenn Sie mehr über ein bestimmtes Feld erfahren möchten, können Sie mit F1 die Online-Hilfe öffnen und sich dort informieren.
Eine weitere hilfreiche Informationsquelle ist der offizielle YouTube-Kanal von Myfactory:
▶ https://www.youtube.com/@Myfactory-Forterro
Dort finden Sie zahlreiche Anleitungen, Tipps und Tricks – übersichtlich in Themen und Playlists sortiert:
▶ https://www.youtube.com/@Myfactory-Forterro/playlists
Diese Funktionen helfen Ihnen, Myfactory effizienter zu nutzen und Ihre tägliche Arbeit zu erleichtern. Probieren Sie sie aus!
Einrichtung der 2 Faktor Authentifizierung der Benutzeranmeldung
Um das „One Time Password“ zu erhalten, nutzen wir üblicherweise unsere Handys s. Authentificator-Apps.
Wenn der Benutzer es ablehnt, sein „privates Handy“ zu nutzen, gibt es Alternativen.
1. Authenticator-Apps auf Geräten
- Apps wie Duo Mobile, OTP oder Google Authenticator, etc. generieren zeitbasierte Einmalcodes (TOTP), die üblicherweise auf einem Smartphone installiert werden.
2. Physische 2FA-Geräte (SCT Authenticator)
- Ähnlich den klassischen TAN-Generatoren beim Online-Banking bieten Geräte wie der SCT Authenticator eine stand-alone Lösung.
- Vorteile:
- Kein Smartphone erforderlich.
- Einfach und sicher in der Handhabung.
- Unabhängig von Internet oder Betriebssystem.
3. USB-Security-Token (z. B. YubiKey)
- YubiKey ist ein USB-Token, der als Hardware-basierte Lösung für 2FA funktioniert.
- Funktionen:
- Unterstützt mehrere Protokolle wie FIDO2, OTP oder U2F.
- Sicherer als reine Softwarelösungen, da der private Schlüssel das Gerät nie verlässt.
- Vorteile:
- Plug-and-Play-Lösung, keine separate Software notwendig.
- Kompatibel mit vielen Plattformen wie Windows, macOS, und gängigen Cloud-Diensten.
- Einsatzmöglichkeiten:
- Zugang zu Systemen wie Myfactory oder sensiblen Datenbanken nur für autorisierte Personen.
- Bietet physische Kontrolle und verhindert Remote-Zugriffe.
Die 2-Faktor-Authentifizierung in myfactory erhöht die Sicherheit Ihres Kontos, indem sie eine zusätzliche Schutzebene hinzufügt. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die 2FA einrichten und so Ihre Daten noch besser absichern können.