Ab dem 01.01.2025 wird für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen verpflichtend sein. Für die Jahre 2025 bis 2027 hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregeln vorgesehen:
2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |
| Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG), mit Zustimmung des Empfängers | Ja | Ja | Nein | Nein |
| Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG), mit Zustimmung des Empfängers und der Vorjahresumsatz ist < 800.000 Euro | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers | Ja | Ja | Ja | Nein |
| e-Rechnung (konform zu EN 16931) | Ja | Ja | Ja | Ja |
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Dafür eignet sich am besten eine Kombination aus ERP und DMS System, z.B. Myfactory und docuvita.
Nicht mehr akzeptiert werden Papierrechnungen und PDF-Rechnungen. PDF-Rechnungen werden zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, es handelt sich dabei jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten vorliegen, so sind z.B. X-Rechnungen (XML Datensatz) als auch ZUGFeRD (Hybrides Format aus Bilddatei (PDF) und XML-Datei) möglich.
E-Rechnungen haben viele Vorteile, sowohl für den Rechnungssteller als auch den Rechnungsempfänger. Diese wären z.B.:
- vereinfachte Rechnungstellung
- verkürzte Durchlaufzeiten
- Einsparung von Papier und Porto
- automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten
- Steigerung der Datenqualität
Wie elektronische Rechnungen zukünftig übermittelt werden sollen, darüber gibt es aktuell noch keine Vorgaben. Zunächst dürfte jedoch ein E-Mail Postfach zum Empfang ausreichen.