Dokumentenbuchungen
Mit der Dokumentenbuchung in der myfactory haben Sie die Möglichkeit, ganz einfach Eingangsrechnungen mit den entsprechenden Buchungen zu verheiraten. Voraussetzung hierfür ist neben einer myfactory auch die docuvita und die Schnittstelle zwischen myfactory und docuvita.
Um die Dokumentenbuchung in der myfactory zu verwenden sind folgende Schritte notwendig:
1. Ordner in der docuvita festlegen
Es muss ein Ordner in der docuvita festgelegt werden, auf welchen die myfactory zugreifen soll. Alle in diesem Ordner befindlichen Dokumente werden dann in einer Maske in der myfactory angezeigt.
2. Dokumentenbuchungsmaske öffnen
Um die Dokumentenbuchung durchzuführen muss die entsprechende Maske in der myfactory geöffnet werden. Dafür Rechnungswesen à Dokumentenbuchung anklicken:
3. Buchung durchführen
In der Maske finden Sie nun die Dokumentenbuchung vor. Im oberen Teil finden Sie die PDF Vorschau der Dokumente aus dem Ordner in der docuvita. Weiter unten finden Sie die Buchungsinformationen welche Sie eingeben können. Oben links können Sie die Buchungssitzung wechseln. Wenn Sie mit allen Daten fertig sind, können Sie den Buchungssatz erzeugen bzw. speichern. Sollten sich mehrere Dokumente in dem Ordner befinden wird zum nächsten gesprungen sobald eines Fertig ist.
Dieses Vorgehen ist analog zum Verfahren des Point and Click, mit dem signifikanten Unterschied, dass sich alles auf einem Bildschirm abspielt, was zusätzlich Zeit erspart.
Anschließend wird das Dokument wie beim Point and Click bei einer Rechnung in das Rechnungseingangsbuch der docuvita einsortiert und beim jeweiligen Geschäftspartner hinterlegt. Somit können Sie ihre Dokumente ganz unkompliziert wiederfinden, u.a. durch einen Absprung von myfactory in die docuvita.
Die Dokumentenbuchung ist somit ein effizientes Tool und eine Alternative zum Point and Click, damit ihre Buchungen immer mit dem passenden Beleg verheiraten werden.