docuvita Update-Report
Neuerungen in Version 26.1 und Ausblick auf Version 26.2
Version 26.1 — Jetzt verfügbar
Der Fokus der Version 26.1 liegt auf der nativen Arbeit mit PDF-Dokumenten direkt innerhalb von docuvita. Anwender können nun PDF-Dateien kommentieren, annotieren und stempeln — ohne die Anwendung verlassen zu müssen.
PDF-Annotationen, Stempel und Kommentare
Die PDF-Ansicht im WebClient wurde um eine umfassende Annotationsfunktion erweitert. Anwender können PDF-Dokumente nun direkt in docuvita mit Kommentaren, Markierungen und Anmerkungen versehen. Die so bearbeiteten Dokumente lassen sich anschließend als neue Version abspeichern — der gesamte Prüf- und Freigabeprozess kann damit vollständig innerhalb von docuvita abgebildet werden.
Mit der neuen Stempelfunktion können Anwender PDF-Dokumente direkt in docuvita digital stempeln. Verschiedene Stempeltypen stehen zur Verfügung, um den Status oder Bearbeitungsstand eines Dokuments zu kennzeichnen — beispielsweise „Geprüft“, „Freigegeben“ oder „Entwurf“. Die Stempelvorlagen werden zentral im Administrationsbereich angelegt und verwaltet, sodass unternehmensweit einheitliche Kennzeichnungen sichergestellt sind.
Ergänzend wurde ein Schutzmechanismus implementiert: Werden Annotationen, Notizen oder Objekteigenschaften bearbeitet und nicht gespeichert, erscheint beim Verlassen der Seite automatisch ein Warndialog. Damit wird unbeabsichtigter Datenverlust zuverlässig verhindert.
Berechtigungen in der PDF-Ansicht
Die auf einem Dokument hinterlegten Berechtigungen — wie Drucken, Herunterladen oder Bearbeiten — werden nun konsequent auch in der PDF-Ansicht durchgesetzt. Damit wird sichergestellt, dass die definierten Zugriffsrechte lückenlos greifen.
Modernisierte Volltextsuche
Die Volltext- und Indexsuche wurde grundlegend überarbeitet. Die neue Such-Engine bietet präzisere Ergebnisse und eine verbesserte Verarbeitung von Sonderzeichen und komplexen Suchanfragen. Details zu den erweiterten Suchmöglichkeiten finden Sie in der aktualisierten Dokumentation.
Hinweis: Beim Update auf Version 26.1 wird der Suchindex einmalig neu aufgebaut. Je nach Größe der Installation und der eingesetzten Hardware kann dieser Vorgang mehrere Tage in Anspruch nehmen.
Microsoft OAuth für E-Mail-Versand
Der E-Mail-Versand aus docuvita heraus unterstützt nun die Authentifizierung über Microsoft OAuth. Dies ermöglicht eine sichere und zeitgemäße Anbindung an Microsoft 365 und Exchange Online. Die bisherige NTLM-Authentifizierung wurde als veraltet gekennzeichnet und sollte mittelfristig abgelöst werden.
Version 26.2 — In Kürze verfügbar
Die Version 26.2 stellt das Thema Sicherheit in den Mittelpunkt. Neben einer umfassenden Überarbeitung der API-Sicherheit werden Verschlüsselungsverfahren aktualisiert, Schwachstellen geschlossen und neue Funktionen eingeführt.
Umfassende Sicherheitsüberarbeitung
Mit der Version 26.2 erhält docuvita eine tiefgreifende Sicherheitsüberarbeitung, die mehrere Ebenen der Anwendung betrifft:
- API-Absicherung: Sämtliche API-Anfragen wurden einer umfassenden Sicherheitsüberprüfung unterzogen. Die Netzwerkkommunikation wird durch die Festlegung auf definierte HTTP-Verben (GET, POST, PUT) weiter gehärtet.
- Serverseitiges Cookie-Management: Sitzungscookies werden nun vollständig serverseitig verwaltet. Dies erhöht den Schutz gegen Session-basierte Angriffe.
- Aktualisierte Verschlüsselung: Die Client-Server-Kommunikation verwendet nun aktuelle TLS-Verschlüsselungsverfahren und entspricht damit den neuesten Sicherheitsstandards.
- Fehlermeldungen ohne technische Details: Fehlermeldungen enthalten keine technischen Stack-Traces mehr, die potenzielle Angreifer ausnutzen könnten.
- Timeout für Volltextsuchen: Suchanfragen werden nach 10 Sekunden automatisch begrenzt, um die Systemstabilität bei komplexen Abfragen zu schützen.
XSS-Schutz: Textdateien werden nun HTML-kodiert dargestellt, sodass eingebettete Skripte nicht mehr bei der Vorschau ausgeführt werden können. Darüber hinaus wurden HTML-Felder mit konfigurierbaren Sicherheitsstufen abgesichert.
Neuer Markdown-Viewer
Markdown-Dateien (.md, .markdown) können ab Version 26.2 direkt in docuvita angezeigt und bearbeitet werden. Der neue Viewer bietet drei Anzeigemodi: eine reine Vorschau, einen Bearbeitungsmodus sowie eine Side-by-Side-Ansicht mit Editor und Live-Preview. Damit eignet sich docuvita auch als Ablageort für technische Dokumentationen und Projektnotizen im Markdown-Format.
Automatische Benutzeranlage über Active Directory
Die automatische Anlage von Benutzern über Active-Directory-Gruppen funktioniert wieder zuverlässig. Durch das Anlegen einer Gruppe mit dem Namen einer AD-Gruppe werden Mitglieder dieser Gruppe automatisch als verknüpfte Benutzer im System angelegt. Ein seit Version 21.2 bestehender Fehler wurde damit behoben.
Weitere Verbesserungen
Neben den Schwerpunktthemen bringen beide Versionen zusätzliche Verbesserungen im Detail:
- Mailanhang-Handling (26.1): Anhänge mit Sonderzeichen und Umlauten im Dateinamen lassen sich nun zuverlässig öffnen.
- Workflow-Stabilität (26.1): Der Aufgabenabschluss bei Workflows wurde unter Hochlast stabilisiert.
- docuvita.Sign (26.2): Die Anbindung an actaSIGN für digitale Signaturen wurde korrigiert.
- Stempel in der Serverdokumentation (26.2): Bei der Erstellung der Serverdokumentation werden nun auch Stempel berücksichtigt.
- Workflow-Rollen (26.2): Workflowrollenadministratoren können wieder alle Rollen in der Rollenmatrix einsehen und bearbeiten.
- PDF-Viewer Performance (26.1): Die Komponente zur Anzeige von PDF-Dateien wurde auf die neueste Version aktualisiert.