Effiziente Rechnungsverarbeitung direkt in der Myfactory
Mit dem Zusatzmodul docuvita.Connect verbinden Sie Ihr Dokumentenmanagement-System docuvita nahtlos mit Ihrer Myfactory-Umgebung. Ein zentraler Bestandteil dieses Moduls ist die Dokumentenbuchung – eine direkt in die Myfactory integrierte Buchungsmaske, die als nachgelagerter Prozess in einem docuvita-Freigabeworkflow eingesetzt wird. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Dokumentenbuchung vor und geben einen Ausblick auf die Neuerungen der kommenden Version.
Was ist die Dokumentenbuchung?
Die Dokumentenbuchung bildet die Schnittstelle zwischen dem Dokumenteneingang in docuvita und der Finanzbuchhaltung in der Myfactory. Eingehende Rechnungen durchlaufen typischerweise zunächst einen Freigabeworkflow in docuvita – mit Prüfung, Genehmigung und ggf. Stempelung. Ist die Freigabe erteilt, stehen die Dokumente in der Dokumentenbuchung bereit: Der Anwender sieht das freigegebene Dokument und daneben die vorausgefüllte Buchungsmaske. Mit wenigen Klicks wird der Buchungssatz erzeugt und in die Myfactory-Finanzbuchhaltung übernommen.
Intelligente Vorbefüllung – weniger Tipparbeit, weniger Fehler
Ein Hauptmerkmal der Dokumentenbuchung ist die automatische Vorbefüllung der Buchungsdaten. Je nach Konfiguration und Datenquelle werden Felder wie Lieferant, Belegnummer, Betrag, Steuerschlüssel und Buchungskonten automatisch vorbelegt. Die Daten stammen dabei aus verschiedenen Quellen:
- E-Rechnungsdaten (ZUGFeRD/XRechnung): Strukturierte Rechnungsdaten werden direkt aus dem elektronischen Rechnungsformat ausgelesen und in die Buchungsfelder übernommen.
- Rechnungserkennung: Eine optional in docuvita integrierbare Rechnungserkennung liest Belegnummer, Beträge und weitere Felder aus herkömmlichen PDF-Rechnungen aus.
- Workflow-Vorbefüllung: Anwender können bereits während des Freigabeprozesses in docuvita Buchungsinformationen hinterlegen, die später automatisch übernommen werden.
- Swiss QR-Code: Für Schweizer Kunden werden Zahlungsinformationen aus dem QR-Code auf dem Einzahlungsschein automatisch ausgelesen.
- Myfactory-Stammdaten: Ergänzend werden die hinterlegten Stammdaten aus der Myfactory herangezogen – etwa Standardkonten, Steuerschlüssel oder Zahlungsbedingungen des Lieferanten.
Alle Quellen werden intelligent kombiniert: Je nach Einstellung können erkannte Felddaten priorisiert oder mit den Stammdaten abgeglichen werden. Das Ergebnis ist eine weitgehend vorausgefüllte Buchungsmaske, die der Anwender nur noch prüfen und bestätigen muss.
Neu in der kommenden Version
Die nächste Version von docuvita.Connect bringt mehrere Neuerungen für die Dokumentenbuchung, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.
Ansichtsfilter – Gezielter Zugriff auf relevante Dokumente
Bisher wurden alle zur Buchung anstehenden Dokumente in einer einzigen Liste angezeigt. Neu können jetzt mehrere Ansichtsfilter konfiguriert werden, um gezielt bestimmte docuvita-Ordner und Dokumenttypen abzufragen. So lassen sich beispielsweise Eingangsrechnungen, Gutschriften oder Belege einzelner Betriebsstätten in separaten Ansichten verwalten. In der Buchungsansicht kann per Dropdown zwischen den Filtern gewechselt werden – hinter jedem Filternamen wird die Anzahl der zugeordneten Dokumente angezeigt. Die Filter werden in den FMS-Einstellungen verwaltet und können mit frei definierbaren Bedingungen versehen werden.
Side-by-Side-Layout – Dokument und Buchung auf einen Blick
Mit dem neuen Side-by-Side-Layout werden PDF-Vorschau und Buchungsformular nebeneinander dargestellt. Der Anwender hat so das Originaldokument stets im Blick, während er die Buchungsdaten prüft und ergänzt – ohne Scrollen oder Fensterwechsel. Das Layout kann sowohl global in den FMS-Einstellungen als auch individuell pro Benutzer konfiguriert werden, wobei die Benutzereinstellung Vorrang hat.
Gehe-zu-Funktion – Direkter Sprung zu einem Dokument
Neben der Navigation über die Filterliste kann jetzt auch eine docuvita-ObjektID direkt eingegeben werden, um ein bestimmtes Dokument zu laden – unabhängig vom aktiven Filter. Das ist besonders nützlich, wenn ein konkretes Dokument aus einer Rückfrage oder Benachrichtigung heraus direkt gebucht werden soll. Das ID-Feld wird dauerhaft neben dem Docuvita-Button angezeigt.
Verbesserte Unterstützung der Anlagenbuchhaltung
Bei Buchungen auf ein Anlagensachkonto wird nach dem Speichern nicht mehr automatisch zum nächsten Dokument navigiert. Stattdessen bleibt das aktuelle Dokument geöffnet und der Button für die Anlagenbuchhaltung wird visuell hervorgehoben. So kann der Anwender die Anlagenbuchung direkt im Anschluss durchführen, ohne den Kontext zu verlieren.
Präzisere Steuer- und Währungsermittlung
Der Steuerschlüssel wird jetzt zunächst aus den hinterlegten Sachkonto-Eigenschaften ermittelt. Nur wenn dort keine Angabe vorhanden ist, greift der Steuerschlüssel des Lieferanten als Fallback. Zusätzlich wird die Währung bei fehlender Angabe korrekt auf die Mandantenwährung gesetzt. Diese Verbesserungen sorgen für eine noch präzisere automatische Vorbefüllung und reduzieren manuelle Korrekturen.
Modernisierte Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche der Dokumentenbuchung wurde überarbeitet. Die Buchungssitzung lässt sich nun direkt über ein Textfeld suchen, der aktive Buchungsfilter wird als Präfix im Dropdown angezeigt und das FMS-Zusatzfeld erscheint als dezenter Ghost-Input. Zudem zeigt der Zähler jetzt Position und Dokumentname an. Diese Anpassungen sorgen für eine aufgeräumtere und intuitivere Bedienung.
Die neuen Funktionen werden mit dem nächsten Update von docuvita.Connect verfügbar sein. Bei Fragen zur Dokumentenbuchung oder zu den Möglichkeiten von docuvita.Connect steht Ihnen Ihr Ansprechpartner bei der ipt gerne zur Verfügung.