Dokumenten-Management-System (DMS)

Überblick oder überfragt?

Wie Sie Wege aus dem Informations-Chaos finden

Kommt Ihnen dieses Szenario aus dem eigenen Unternehmen bekannt vor? Überall Aktenstapel in den Büros, unzählige Aktenordner in Schränken, ganze Aktenberge im Keller oder in eigens dafür angemieteten Archivräumen. Brief- und Rechnungsstapel in der Poststelle, Hunderte von E-Mails im Posteingang und Tausende Dateien auf unterschiedlichen EDV-Systemen. Es wäre ein Wunder, wenn man dabei den Überblick behalten könnte.

Das große Problem ist, dass meist alle Informationen auch noch geschäftsrelevant sind. Mitarbeiter müssen die Dokumenten sichten, bearbeiten, kopieren, archivieren, bei Bedarf wiederfinden und an verschiedene Stellen im Unternehmen weiterleiten- zur Prüfung, zur Bearbeitung, zur Freigabe oder zur Ablage.

Das Resultat: Mühsame, zeitintensive Suchvorgänge, die leider nicht immer zur Erfolg führen. Stattdessen führen sie zu unwirtschaftlichen Arbeitsabläufen, unzufriedenen Kunden und überlasteten, demotivierten Mitarbeitern.

 Gibt es eine nachhaltige und effiziente Lösung, um diese Prozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen, bevor das Chaos endgültig die Oberhand gewinnt? Einfache Antwort: Ja.

Die Lösung ist digital und heißt Dokumenten-Management-System (DMS). Mit einem DMS können Sie die Prozesse im Unternehmen spürbar und dauerhaft optimieren.

Das cloudbasierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) docuvita ist die Dokumentenzentrale in Ihrem Unternehmen. Mit dieser lassen sich auf einfache Art und Weise sämtliche Daten in Ihrem Unternehmen aus verschiedenen Quellen zusammenführen und an zentraler Stelle verwalten. So brauchen Sie in Zukunft deutlich weniger Zeit zum Suchen, Finden, Sortieren, Verteilen, Terminieren, Zuordnen und Ablegen von Dokumenten.

 

 

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Anwendungsbereiche

• Digitale Akte
• Automatische Archivierung
• Scanverfahren
• Suchfunktionen
• Schnittstellen
• Webzugriff
• Workflows
• Wiedervorlagen
• QCR Formularerkennung
• E-Mailarchiv